Kaasaegse printeri kõige olulisemad omadused: digiteerimisest pilveteenusteni

Kaasaegse kontori printerid ei ole ammu enam mõeldud ainult dokumentide printimiseks. Tänapäeval on need nutikad multifunktsionaalsed seadmed, mis mängivad rolli igapäevastes kontoriprotsessides ja ülesannetes, nagu teabe digiteerimine, failide jagamine, dokumentide turvalisuse tagamine ja rutiinsete protsesside automatiseerimine. Nende seadmete õigesti valitud funktsioonid aitavad töötajatel mitte ainult aega kokku hoida ja tegevuskulusid vähendada, vaid vähendavad oluliselt ka inimlike vigade tõenäosust ja aitavad kaasa tõhusale koostööle.
Seetõttu on seadme valimisel oluline arvesse võtta mitte ainult printeri hinda,  vaid ka selle pakutavaid funktsioone. See on eriti oluline laserprinterite või multifunktsionaalsete seadmete valimisel kontorisse.
 

Digiteerimine ja OCR: paberdokumentide teisendamine redigeeritavateks failideks

Üks kaasaegsete printerite kasulikumaid funktsioone on OCR (optiline märgituvastus). See tehnoloogia võimaldab skaneeritud dokumendis olevat teksti tuvastada ja teisendada digitaalseteks andmeteks.
See tähendab, et pärast paberlepingute, arvete või muude dokumentide skaneerimist saate kohe redigeeritava Wordi-, Exceli-faili või otsitava PDF-dokumendi.
See võib oluliselt lihtsustada andmete süsteemi edastamise protsessi – iga dokumendi käsitsi sisestamise asemel need lihtsalt skannitakse ja tekst tuvastatakse OCR-i abil automaatselt.

Pilveintegratsioon: sujuv integratsioon OneDrive’i, Google Drive’i ja Dropboxiga

Enamikku tänapäevaseid printereid saab integreerida populaarsete pilvesalvestusteenustega, nagu OneDrive, Google Drive ja Dropbox. See välistab vahepealsete sammude vajaduse –skaneeritud dokumendid lähevad otse pilve, ilma arvutit läbimata.
See funktsioon on eriti kasulik hübriidmeeskondadele, kes tegelevad iga päev suure hulga jagatud dokumentidega. Selle funktsiooni abil saab kõik skaneeritud dokumendid salvestada otse jagatud ettevõtte kausta ja neile on alati juurdepääs nii veebibrauseri kui ka printeri kaudu.
Näiteks kui töötaja saab käsitsi allkirjastatud lepingu, peaks ta selle tavaliselt skaneerima, oma arvutisse salvestama ja seejärel kolleegidele e-postiga saatma. Pilveintegratsiooniga need sammud kaovad ja dokument muutub jagatud kaustas kolleegidele kohe kättesaadavaks niipea, kui see on skaneeritud.
 

Juhtmevaba ja mobiilne printimine mis tahes seadmest

Teine oluline kaasaegsete printerite omadus on võimalus printida ilma füüsilise ühenduseta arvutiga. Wi-Fi Directi, Air Printi või spetsiaalsete rakenduste abil saate dokumente otse nutitelefonist või tahvelarvutist printida.
See on kiire ja mugav printimisviis nii pidevalt liikvel olevatele töötajatele kui ka kontorikülastajatele. Kui teil on vajalikud failid telefonis või tahvelarvutis, pole vaja neid arvutisse üle kanda, vaid saate need kohe kontorisse saabudes välja printida.
 

Konfidentsiaalne printimine ja turvalisus: dokumentide kaitsmine PIN-koodi või kaardiga

Kontoris prinditavad dokumendid sisaldavad sageli tundlikku teavet, näiteks finantsandmeid, konfidentsiaalseid lepinguid ning klientide või töötajate isikuandmeid. Seetõttu on väga oluline tagada, et selline teave oleks kättesaadav ainult volitatud isikutele.
Funktsioonid „Secure Print” või „Follow-Me Print” aitavad tagada, et dokument prinditakse alles siis, kui vastutav töötaja end seadmes autentib. Seda saab teha PIN-koodi, töötajakaardi või mõne muu autentimismeetodi abil.

Näiteks saadab finantsosakonna töötaja palgaarvestuse aruande printimiseks, kuid dokumenti ei saadeta kohe väljastussalve, vaid see prinditakse alles pärast seda, kui töötaja printeri juurde läheneb ja end PIN-koodi või ID-kaardi abil autentib. See tagab dokumendi turvalisuse ja vähendab konfidentsiaalse teabe lekke ohtu.
 

Automaatsed dokumendi viimistlusfunktsioonid: klammerdamine, voltimine ja augustamine

Kui kontoris perioodiliselt koostatakse suuri aruandeid, esitlusi või dokumendikomplekte, tasub valida trükiseadmed, millel on täiendavad dokumentide viimistlusfunktsioonid, näiteks klammerdamine, voltimine ja augustamine.
Need funktsioonid aitavad oluliselt kaasa protsesside automatiseerimisele, kõrvaldades suure osa käsitsitööst, võimaldades klammerdamise või voltimise pealt kokku hoitud aega kasutada muudeks otseselt tööülesannetega seotud tegevusteks.
 

Nutikad ECO-funktsioonid ja energiasäästurežiimid

Kaasaegsed laserprinterid võivad nende funktsioonide tõhusal kasutamisel aidata mitte ainult vähendada keskkonnamõju, vaid ka optimeerida printimise käitamiskulusid. Selleks kasutatakse mitmesuguseid keskkonnasõbralikke funktsioone ja energiasäästurežiime, mis on loodud paberi ja elektri tõhusa kasutamise edendamiseks:

• Automaatne kahepoolne printimine vähendab paberi tarbimist;
• kahepoolne skaneerimine säästab mitte ainult aega, vaid vähendab ka energiatarbimist;
• madala sulamistemperatuuriga toonerid aitavad vähendada trükkimise ajal energiatarbimist;
• nutikas unerežiim vähendab elektritarbimist, kui seadet ei kasutata, nt öösel;
• Eco-Print funktsioon töötab ka siis, kui printer on unerežiimis – printimistöö vastuvõtmisel aktiveeritakse ainult printimiseks vajalikud komponendid, samal ajal kui juhtpaneel jääb välja lülitatuks.

 

Ärge valige seadet ainult hinna järgi

Seega ei tohiks igapäevaste kontoritööde jaoks seadme valimisel printeri hind olla ainus kriteerium. Paljudel juhtudel, kontorikeskkonnas, kus käsitletakse suuri dokumendimahtusid või kasutatakse hübriidtöö mudelit, tasub kaaluda multifunktsionaalseid printereid, millel on lisafunktsioonid, näiteks: OCR, pilveintegratsioon, mobiilne printimine, dokumentide turvalisus, automaatne printimise viimistlus ja ökorežiimid – need aitavad mitte ainult oluliselt optimeerida igapäevaseid töövooge, vaid aitavad ka raha kokku hoida.
Kas otsite praegu oma kontorisse printimislahendusi? Võtke meiega ühendust– aitame teil valida printeri, mis sobib teie töövoogude, dokumendimahtude ja vajadustega.