Miks valida ScanFlow arvete jaoks?
Tõhus dokumendihaldus pole enam luksus – see on tänapäeva ärikeskkonnas hädavajalik. Paljud töötajad veedavad endiselt märkimisväärselt aega korduvate ülesannete täitmisega, nagu dokumentide skannimine, töötlemine ja levitamine – nende edastamine kolleegidele, CRM-süsteemidesse üleslaadimine või digitaalsetesse arhiividesse salvestamine.
Dokumentide digiteerimisprotsess põhineb OCR-tehnoloogial (optiline märgituvastus), mis võimaldab dokumentidest teksti- ja numbriandmeid tuvastada ja eraldada.
Tänapäevastes organisatsioonides saabub suur osa dokumentidest endiselt erinevates vormingutes e-posti, PDF-failide või paberdokumentide kaudu. Arvete ja muude dokumentide käsitsi andmete sisestamine on aeganõudev ja suurendab vigade riski.
Konica Minolta ScanFlow arvete jaoks lahendus võimaldab organisatsioonidel automatiseerida arvete digiteerimist, andmete tuvastamist ja andmete edastamist ärisüsteemidesse. Täiustatud OCR-algoritmide abil eraldab süsteem automaatselt dokumentidest olulise teabe ja edastab selle raamatupidamis-, ERP- või dokumentide arhiveerimissüsteemidesse.
Organisatsioonide jaoks, mis soovivad dokumendihaldust veelgi optimeerida, saab automatiseeritud dokumentide digiteerimise integreerida ka dokumendihaldussüsteemiga (DMS).
Haldage ja digiteerige dokumente lihtsamalt
OCR-algoritmid on dokumentide digiteerimisprotsessi oluline osa. Need võimaldavad arvutitel lugeda ja tuvastada teksti füüsilistest dokumentidest, näiteks paberkandjal failidest, piltidest või PDF-failidest.
OCR-tehnoloogia abil saab dokumentides sisalduva teabe automaatselt tuvastada ja digitaalseks teisendada, võimaldades automatiseeritud andmete sisestamist ja edastamist ärisüsteemidesse.
Kuidas automaatne arvete digiteerimine toimib?
Automaatne arvete digiteerimine võimaldab organisatsioonidel käsitsi andmete sisestamise välistada ja automatiseerida kogu dokumentide töötlemise töövoo – alates dokumentide vastuvõtmisest kuni registreerimiseni ärisüsteemides. Protsess hõlmab tavaliselt mitut etappi:
Dokumentide jäädvustamine
Dokumente saab vastu võtta erinevatest allikatest, näiteks e-postist, skanneritest, serveritest või kaustadest.
OCR-andmete tuvastamine
Süsteem tuvastab automaatselt põhiandmed, näiteks arve numbri, tarnija, kuupäeva, summa ja käibemaksu.
Andmete edastamine süsteemidesse
Tuvastatavad andmed edastatakse automaatselt raamatupidamissüsteemidesse, ERP-platvormidele või dokumendiarhiivi, muutes dokumentide haldamise kiiremaks ja tõhusamaks.
Selle tulemusena saavad organisatsioonid vähendada käsitsi tööd, kiirendada dokumentide töötlemist ja minimeerida vigu.
Lahenduse eelised
Konica Minolta ScanFlow for Invoices lahendus võimaldab automatiseeritud arvete töötlemist, vähendab käsitsi töökoormust ja tagab sujuva integratsiooni ärisüsteemidega.
Intuitiivne kasutajaliides
Lihtne integreerimine raamatupidamis- ja dokumendihaldussüsteemidega
Võimalus töödelda arveid rea kaupa
Rakendamine ja kohandamine vastavalt kliendi vajadustele
Võimalus siduda arveid lepingute ja muude dokumentidega
Paberarvete vähendamine kuni 95%
Automaatne mallide tuvastamine ja integreerimine
- Andmed tuvastatakse võtmeväljade, näiteks arve numbri, ettevõtte koodi, maksekuupäeva, dokumendi kuupäeva, summa, käibemaksu ja muude kliendi poolt nõutavate väljade alusel.
- Andmeid saab koguda mitmest allikast, näiteks e-kirjadest, serveritest või kaustadest.
- Väärtused täidetakse automaatselt, vajadusel on võimalik andmeid üle vaadata ja kohandada.
- Lahendust saab hõlpsalt integreerida olemasolevate ärisüsteemide ja andmebaasidega.
Integratsioonid ärisüsteemidega
Üks dokumentide digitaliseerimise peamisi eeliseid on võimalus integreeruda organisatsiooni poolt kasutatavate äriplatvormidega.Automaatselt tuvastatud andmeid saab edastada:
- raamatupidamissüsteemidesse
- ERP-süsteemidesse
- dokumendiarhiivi
- dokumendihaldussüsteemidesse
Integratsioonid tagavad dokumentide töötlemise ühtses ökosüsteemis.
Arvete töötlemise aeg väheneb kuni 90%
- Võimalus kogutud andmeid üle vaadata ja kohandada
- Kohaldatav erinevat tüüpi dokumendile ja elektroonilisele kirjavahetusele
- Võimalus määrata kliendi vajaduste põhjal täiendavaid metaandmeid, näiteks dokumendi tüüp, kinnitajad, kulukeskused ja muud väljad
- Tuvastatud arved salvestatakse XML- või PDF-vormingus ja laaditakse automaatselt üles raamatupidamis- ja dokumendihaldussüsteemidesse
Dokumentide automatiseerimise ärilised eelised
Automatiseeritud dokumenditöötlus aitab organisatsioonidel optimeerida haldusprotsesse ja vähendada tegevuskulusid. Dokumentide digiteerimislahenduste rakendamisega saavad ettevõtted:
- vähendada käsitsi andmete sisestamise aega;
- kiirendada arvete kinnitamise töövooge;
- minimeerida vigu;
- parandada dokumentide arhiveerimist.
Soovite rohkem teada saada või teenust tellida?
Täitke vorm ja meie spetsialistid võtavad teiega ühendust, et selgitada, kuidas Konica Minolta arvete digiteerimislahendused aitavad teie dokumendiprotsesse automatiseerida.
✔ Konsultatsioon kestab umbes 15 minutit
✔ Demonstreerime, kuidas lahendus töötab
✔ Hindame teie dokumendiprotsesse
Konsultatsioon on tasuta ja kohustusteta.
Kui teile sobib paremini – võtke meiega otse ühendust:
📞 Tel.: +372 6512 900
✉️ meil: U2FsdGVkX19bFaSJrbFGOvnnbWY2lml0IH7LRfvRHH5UgJImJb2CgX9P0vCg/CEC